Comment créer un standard virtuel ?

Créer un standard téléphonique virtuel en quelques clics

Un standard téléphonique est-il indispensable pour les professionnels ? La réponse est « oui » . En effet, toute entreprise doit miser sur un accueil téléphonique professionnel pour renvoyer à ses prospects ou clients une bonne image, dès le premier contact.

De nombreuses études ont démontré que le premier contact avec le client était indéniablement le plus important. En effet, vous devez vous assurer qu’elle soit parfaite, puisque le prospect se forge une première impression qui vous collera à la peau. Vous avez donc intérêt à ce que cette première impression soit bonne !

Pourquoi opter pour un standard téléphonique virtuel ?

De nombreux professionnels négligent la qualité de leur accueil téléphonique. Une erreur qui est pourtant à ne pas commettre.

Cependant, les TPE / PME n’ont souvent pas les moyens financiers d’engager des dépenses exorbitantes liées à l’installation d’un serveur téléphonique. La mise en place d’un standard matériel dans les locaux ou à une prestation d’hébergement chez un professionnel spécialisé peuvent souvent vous coûter les yeux de la tête.

Avec le standard téléphonique virtuel STANDARDIZ et ses offres, plus besoin de dépenser des fortunes pour bénéficier d’un accueil téléphonique irréprochable, digne des grands groupes.

En quelques clics, il vous sera ainsi possible de paramétrer de nombreux aspects du standard virtuel. Fournir à vos appelants un accueil téléphonique digne d’un grand professionnel ne sera plus un soucis.

Toutes nos offres sont 100% sans engagement. La résiliation est donc possible à tout moment si le service ne répond plus à vos attentes, ou n’est plus nécessaire à votre activité (arrêt de l’activité, fermeture service client, etc…).

1 – Sélectionner un forfait et un numéro

La première étape pour mettre en place votre standard téléphonique virtuel est de sélectionner un forfait STANDARDIZ. Choisissez celui qui correspond le mieux à vos attentes. En fonction du forfait choisi, le numéro de téléphone deviendra celui de votre standard.

Différents forfaits sont disponibles, en fonction du nombre d’heures de réception d’appels dans le mois. En effet, les appels reçus sur votre standard seront dirigés vers vos numéros de téléphones déjà existants.

Ainsi, vous pourrez sélectionner l’ordre de lecture de la liste des redirections, leur mode de gestion (dans l’ordre, aléatoire, tous en même temps, etc…).

2 – Créer le standard téléphonique virtuel en toute simplicité

Une fois votre numéro de téléphone et votre forfait activés (l’activation se fait instantanément, en moins de 2 minutes). Vous pourrez configurer votre standard téléphonique virtuel depuis votre espace client.

En quelques clics et sans connaissances spécifiques, il vous sera possible de paramétrer de nombreuses fonctionnalités :

• Annonce d’accueil : mettez en place une voix synthétisée qui diffusera votre message d’accueil à vos appelants, ou envoyez votre propre fichier audio.
• Musique d’attente : envoyez votre musique d’attente ou utilisez une des musiques d’attente libres de droits mises à votre disposition.
• Horaires d’ouverture : enregistrez vos horaires d’ouverture et configurez vos coupures (ex: pauses déjeuner, fermetures en journée, coupures en après-midi…).
• SMS de notifications : choisissez d’activer ou non les SMS de notifications en cas de fermeture. Votre client (s’il effectue son appel depuis un mobile) recevra automatiquement un SMS l’informant de votre prochaine ouverture.
• Répondeur personnalisé : activez ou désactivez le répondeur personnalisé en cas de fermeture de votre accueil. Ce message peut-être écrit puis sera lu par une voix synthétisée. Il peut être en format audio, envoyé par vos soins, depuis votre périphérique.
• Liste des agents : cette liste vous permet de renseigner tous les numéros qui seront composés lorsque l’appelant doit être mis en relation avec vos services (après lecture de l’annonce d’accueil ou pendant la musique d’attente, par exemple).
• Mode de lecture « liste des agents » : vous pourrez configurer la lecture de la liste des agents. Choisissez si les agents doivent être contactés dans un ordre défini, aléatoire ou en cascade.
  Voici un exemple d’ordre prédéfini :
  1) appels vers l’accueil
  2) service commercial
  3) service technique… etc.  
  L’appel en cascade fait sonner plusieurs numéros en même temps. Ainsi, le premier décrochant étant le récepteur de l’appel.

D’autres fonctionnalités sont disponibles, telles que : Gestion d’une blacklist, mise en place d’un menu interactif, messages vocaux par e-mail, transcription écrite des appels, etc…

3 – Diffuser le numéro du standard téléphonique

Votre standard téléphonique virtuel est créé, il est désormais prêt à recevoir ses premiers appels !

Diffusez le numéro de votre standard sur tous vos supports de communication et communiquez le à vos clients actuels.

STANDARDIZ met également à votre disposition différents moyens pour diffuser votre numéro de téléphone professionnel ; découvrez la fonctionnalité « WebCallback » qui vous offre la possibilité d’inclure un bouton de rappel immédiat sur votre site internet.

Découvrez une de nos fonctionnalités clés : le menu interactif

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