Que ce soit en B2B ou B2C, le système de serveur vocal interactif (SVI) est de plus en plus répandu. Auparavant, réservé aux grandes entreprises, équipées d’une grande architecture télécom, les menus interactifs se déploient de plus en plus grâce aux standards virtuels. Le menu vocal est identifiable rapidement par une voix vous énonçant les différents services (« tapez 1 pour la comptabilité, tapez 2 pour le service technique, etc… »)
En effet, il est très utilisé par les entreprises pour optimiser le flux d’appels des clients, fournisseurs et divers interlocuteurs. Quels sont les avantages ? Comment le mettre en place et gérer les aléas de planning ?
Pourquoi mettre en place un menu interactif sur son standard ?
- Améliorer votre image de marque : D’une certaine manière vous traitez vos appels avant même de décrocher. par conséquent, cela démontre un certain professionnalisme dans la gestion de votre support client.
- Rassurer vos clients : Un standard virtuel offre de grandes possibilités, ainsi dès la composition de votre numéro de société, le client est « accueilli », cela rassure et invite à poursuivre l’appel. Il saura dès les premiers instants de son appel qu’il va tomber sur la bonne personne capable de répondre à sa demande
- Gagner du temps : ce système vous permet de répartir directement les appels plutôt que de les transférer en cours de conversation. Ainsi, cela représente donc un gain de temps considérable pour la personne en charge de l’accueil téléphonique.
Comment créer un serveur vocal interactif sur son standard ?
Pour créer un menu interactif voici les différentes étapes à suivre :
- Tout d’abord, au niveau de l’accueil, sélectionnez Mes Standards
- Choisir Gestion des listes de redirections
- Sélectionner une liste existante ou Créer une nouvelle liste, ensuite Nommer votre liste (par service par exemple)
- Dans le menu principal, cliquez sur Créer et Gérer mes standards
- Puis, sélectionnez votre standard, cliquez sur Modifier
- Enfin, dans la partie Redirections, changez le curseur sur Menu interactif
Vous avez la possibilité d’annoncer ou non le menu à vos clients en activant ou non cette option
Mettre en place le serveur vocal interactif
Il vous faudra ensuite attribuer à chaque touche du clavier numérique une lmeiste parmis celles que vous avez définies juste avant.
En outre, il est bon à savoir que vous pouvez choisir d’avoir un seul numéro par liste de redirection, dans ce cas en tapant sur la touche le client sera adressé à une personne spécifique.
Ou bien créer une liste avec plusieurs numéros, auquel cas en sélectionnant la touche correspondante votre interlocuteur sera dirigé vers le premier numéro de la liste, puis s’il ne décroche pas, au second et ainsi de suite …
De plus, chaque liste peut être composée au maximum de 20 numéros différents, fixes, ou mobiles.
Définir un calendrier de menus
Selon l’organisation de votre entreprise , il est possible que vos besoins évoluent en fonction des semaines A/B ou des jours. Si tel est le cas, pas d’inquiétude, Standardiz a pensé à tout ! Il vous suffit de générer un calendrier dédié, ainsi, vous pourrez entrer chaque spécificité.
Voici donc quelques exemples, gardez à l’esprit que le calendrier est personnalisable selon vos propres options.
Exemple n°1
| Lundi | Classique |
| Mardi | L’équipe commerciale est en déplacement, redirection automatique vers le service administratif |
| Mercredi | Classique |
| Jeudi | L’équipe commerciale est en déplacement, redirection automatique vers le service administratif |
| Vendredi | L’équipe commerciale est en déplacement, redirection automatique vers le service administratif |
| Samedi | Fermeture |
| Dimanche | Fermeture |
Exemple n°2
| En semaine A | En semaine B | |
| Lundi | 1 : Accueil ; 2 : Devis ; 3 : Commandes en cours ; 4 : Service Après Vente | 1 : Accueil ; 2 : Devis ; 3 : Commandes en cours ; 4 : Facturation et Comptabilité |
| Mardi | 1 : Accueil ; 2 : Devis ; 3 : Commandes en cours ; 4 : Service Après Vente | 1 : Accueil ; 2 : Devis ; 3 : Commandes en cours ; 4 : Service Après Vente |
| Mercredi | 1 : Accueil ; 2 : Devis ; 3 : Commandes en cours ; 4 : Facturation et Comptabilité | 1 : Accueil ; 2 : Devis ; 3 : Commandes en cours ; 4 : Service Après Vente |
| Jeudi | 1 : Accueil ; 2 : Devis ; 3 : Commandes en cours ; 4 : Service Après Vente | 1 : Accueil ; 2 : Devis ; 3 : Commandes en cours ; 4 : Facturation et Comptabilité |
| Vendredi | 1 : Accueil ; 2 : Devis ; 3 : Commandes en cours ; 4 : Facturation et Comptabilité | 1 : Accueil ; 2 : Devis ; 3 : Commandes en cours ; 4 : Service Après Vente |
| Samedi | 1 : Réparations électroménager 2 : Dépannage serrurier | 1 : Réparations électroménager 2 : Dépannage serrurier |
| Dimanche | 1 : Réparations électroménager 2 : Dépannage serrurier | 1 : Réparations électroménager 2 : Dépannage serrurier |
Pour en savoir plus sur la gestion des redirections et ses avantages, découvrez notre article sur le sujet :
Redirections des appels : comment faire ?
Découvrez nos offres en ligne et choisissez celle qui vous correspond en fonction de la typologie de numéro que vous souhaitez, le volume d’heures d’appels et le tarif que vous jugerez le plus intéressant. je souhaite en savoir plus sur les standards virtuels Standardiz
Écrit par :